Jeśli założyłeś spółkę z o.o. i zastanawiasz się, co dalej – doskonale trafiłeś! Z prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiążą się pewne obowiązki, którym należy sprostać, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji i kar finansowych. W tym artykule omówimy obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o. i odpowiemy na najczęściej zadawane pytania. Sprawdź koniecznie, co po rejestracji spółki w S-24, jakie dokumenty do KRS przy rejestracji spółki trzeba złożyć, a jakie dokumenty musi składać spółka z o.o. do urzędu skarbowego!
O czym należy pamiętać po założeniu spółki z o.o.? Podstawowe obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
Istnieje kilka obowiązków ciążących na spółce z o.o. – te, które należy wykonywać corocznie, to:
- stworzenie sprawozdania finansowego spółki – wykonuje je księgowy spółki w dwóch formatach – jako plik tekstowy na komputerze oraz zakodowany plik w formacie .xml, który składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych – to narzędzie do elektronicznego gromadzenia dokumentów, które są udostępniane do wglądu osobom zainteresowanym,
- zwołanie i odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników – zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych każda spółka – w terminie nie dalszym niż do połowy kolejnego roku obrotowego – musi zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników w celu podjęcia uchwał. Przeważnie rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, więc takie zgromadzenie powinno odbyć się w okolicach połowy czerwca. Podczas zgromadzenia musi nastąpić podjęcie uchwał w następującym zakresie:
1)rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy;
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
- Jeśli chodzi o sprawozdanie z działalności spółki, nie trzeba tego robić, jeśli spółka zalicza się do jednostek mikro i małych. W CMM wiemy, jak zminimalizować zakres obowiązków ciążących na spółce z o.o. – chętnie doradzamy naszym klientom w tym obszarze,
- Podjęcie uchwały dotyczącej wyniku finansowego dotyczy decyzji odnośnie wypracowanego zysku lub poniesionej straty. Zysk można wypłacić wspólnikom w formie dywidendy lub zatrzymać w spółce w formie kapitału zapasowego i zainwestować w jej dalszy rozwój. W przypadku straty może zapaść decyzja o pokryciu jej z zysków prognozowanych w latach kolejnych (niekiedy straty finansowe są naturalnym zjawiskiem ekonomicznym i w takiej sytuacji są przewidywalne i akceptowalne). Jeśli jednak strata przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego,, należy podjąć uchwałę o dalszym funkcjonowaniu spółki lub jej likwidacji,
- udzielenie absolutorium zarządowi – oznacza to akceptację działań zarządu w ubiegłym roku i brak obiekcji dotyczących prowadzenia spraw spółki. Po udzieleniu absolutorium nie ma możliwości wnoszenia roszczeń ani pozywania członków zarządu za działanie na szkodę spółki. Trzeba jednak wiedzieć, że – aby absolutorium było niekwestionowane – głosowanie musi być tajne i nie może brać w nim udział członek zarządu, którego głosowanie dotyczy. W przeciwnym razie może dojść do zakwestionowania głosowania, co pociąga za sobą komplikacje prawne, w tym m.in. możliwość zaskarżenia do sądu podjętych uchwał. Warto zatem skorzystać ze wsparcia doświadczonych radców prawnych, którzy pomogą dopełnić wymaganych formalności i zapobiec popełnieniu błędów,
- złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego i sądu – sprawozdania finansowe są jawne i każdy, kto chce sprawdzić wyniki finansowe spółki, ma do nich dostęp za pośrednictwem Repozytorium. Aby uniknąć konieczności osobistego składania sprawozdania do KRS, możesz skorzystać z usług kancelarii – wtedy w Twoim imieniu obowiązku tego dopełni przedstawiciel prawny spółki. W CMM świadczymy usługi prawne dla spółek i coroczne składanie dokumentów do KRS stanowi ich nieodłączny element.
Obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o. – coroczne i aktualizacyjne
Zastanawiasz się, jakie dokumenty po założeniu spółki musisz składać? Poznałeś już coroczne obowiązki sprawozdawcze spółki z o.o., jednak to nie jedyne wymagane formalności, których spółka musi dopilnować. Każda zmiana wymaga bowiem zaktualizowania w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych i urzędzie skarbowym. Należy pamiętać o tym między innymi wtedy, gdy zmianie uległa umowa spółki, kapitał zakładowy został podwyższony, nastąpiły zmiany osobowe w zarządzie, zmiana adresu lub odbyła się sprzedaż udziałów spółki. Wydaje Ci się to skomplikowane? Przygotowaliśmy dla Ciebie tabelę, w której znajdziesz kluczowe obowiązki formalne spółki z o.o.
Coroczne | Aktualizacyjne |
Roczne sprawozdanie finansowe | Zmiany do KRS, CRBR i urzędu skarbowego zgłaszane w zależności od okoliczności. Dokonuje się tego przez Portal Rejestrów Sądowych lub – jeśli spółka była zakładana przez S-24 – za pośrednictwem tego systemu. |
Zwyczajne zgromadzenie wspólników:akceptacja sprawozdania finansowego,uchwały dotyczące wyniku finansowego – zysków lub strat, udzielenie absolutorium zarządowi | |
Złożenie sprawozdania do KRS poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych |
W gąszczu obowiązujących formalności wymaganych od spółki z o.o. można się pogubić, a sankcje za ich niedopełnienie są niemałe – właśnie dlatego wiele podmiotów decyduje się na kompleksową obsługę prawną, która obejmuje między innymi wsparcie w dopełnieniu corocznych wymogów i pomoc w terminowym złożeniu niezbędnych dokumentów. W CMM poprowadzimy sprawy Twojej spółki i zadbamy, aby wszystkie formalności były dopełnione na czas.
FAQ: Jakie formalne obowiązki są ważne po założeniu spółki z o.o.? Najczęściej zadawane pytania
Co musi zawierać roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?
Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. wykonuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości w firmie – musi ono zawierać:
- bilans – przedstawia stany aktywów i pasywów na koniec danego roku obrotowego,
- rachunek zysków i strat – prezentuje przychody, poniesione koszty, zyski i straty,
- informacje dodatkowe stanowiące objaśnienia dotyczące stosowanej polityki rachunkowości.
Składając sprawozdanie finansowe nie zapomnij o obowiązkowych uchwałach: zatwierdzającej wspomniane dokumenty, o podziale zysków lub pokryciu straty, dotyczącej sprawozdania z rocznej działalności spółki (nie dotyczy spółek małych i mikro), absolutorium dla członków organów spółki.
Co należy zrobić po wpisaniu spółki do KRS?
Po rejestracji spółki z o.o. otrzymuje ona osobowość prawną, nadany zostaje jej numer KRS i NIP, a po kilku dniach REGON wykorzystywany do celów statystycznych. Spółkę należy zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Wymagane jest też zgłaszanie każdej zmiany następującej w trakcie prowadzenia działalności – zarówno w KRS, jak i CRBR, o ile zmiany te wpływają na wpis w danym rejestrze. Trzeba także zgłosić się jako podatnik VAT – jeśli została wybrana taka forma opodatkowania oraz do ZUS – jeżeli w spółce będą opłacane składki.
Czym jest biała lista podatników?
Na białej liście znajduje się numer rachunku bankowego używanego do prowadzenia działalności. Zawiera też nazwę firmy, jej adres oraz podstawowe dane – NIP i status podatnika VAT.
Kiedy należy złożyć sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych?
Obligatoryjny termin to 15 dni od momentu zwyczajnego zgromadzenia wspólników i zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Jakie są konsekwencje zaniedbania tego obowiązku?
Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone, sąd rejestrowy KRS wzywa do jego złożenia i może nałożyć grzywnę oraz przeprowadzić postępowanie przymuszające. W tym momencie istnieje jeszcze szansa na uniknięcie kary – nasza kancelaria wie, jak zadziałać, aby umorzyć postępowanie i zapobiec grzywnie, jeśli nie uległa uprawomocnieniu. Jeżeli jednak mimo wezwań z sądu spółka nadal nie złoży sprawozdania, uznaje się, że popełniła przestępstwo – może dojść do sprawy karno – skarbowej, w której oskarżycielem jest urząd skarbowy. Również w takich sytuacjach pomagamy – występujemy w roli obrońców i dążymy do zminimalizowania konsekwencji karnych.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki z o.o.?
Na rocznym sprawozdaniu finansowym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinien widnieć podpis osoby, która je wykonała oraz członków zarządu. Może to być podpis elektroniczny, zaufany lub kwalifikowany.